Operatorem platformy MICE Software jest CODE&MORE Software House, z siedzibą w Warszawie, aleja KEN 18/3a.
Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin określa warunki świadczenia usług w platformie MICE Software. Regulamin obowiązuje od momentu rejestracji Firmy w platformie i akceptacji postanowień Regulaminu przez reprezentanta Firmy. Rejestracja i akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem umowy na świadczenie usług opisanych w Regulaminie.
Definicje
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin.
Platformie – rozumie się przez to platformę elektroniczną MICE Software
Operatorze – rozumie się przez to CODE&MORE Software House
Firmie – rozumie się przez to klienta Operatora, który korzysta z usług Platformy w ramach organizacji i zarządzania wydarzeniami, a która zamierza wykorzystywać i udostępniać te dane za pomocą Aplikacji
Administratorze – rozumie się przez to przedstawiciela Firmy, który posiada uprawnienia dostępu i modyfikacji danych, których właścicielem jest Firma, a które są wprowadzane i przetwarzane w ramach i na potrzeby usług dostępnych w Platformie
Użytkowniku – rozumie się przez to osobę fizyczną, która jest klientem Firmy, a która korzysta z usług Platformy i zasobów/danych wprowadzonych przez Firmę do Platformy
Panelu Administracyjnym – rozumie się serwis internetowy i aplikację web, do którego mają dostęp Administratorzy Firmy, a w którym mają możliwość zarządzać danymi Firmy i korzystać z dodatkowych funkcjonalności
Aplikacji – rozumie się aplikację mobilną (na platformy iOS i Android) i/lub aplikację web (Progressive Web App), która została utworzona na zlecenie Firmy przez Operatora lub jest ogólnie dostępną aplikacją stworzoną przez Operatora, a która umożliwia Użytkownikom i Administratorom Firmy dostęp do danych i funkcjonalności o wydarzeniach stworzonych przez Firmę.
Cenniku – rozumie się przez to informację opublikowaną w serwisie internetowym Platformy, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Platformy. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.
Polityce Prywatności – rozumie się przez to informację opublikowaną w serwisie internetowym, Panelu Administracyjnym i Aplikacjach, a określający zasady gromadzenia i przetwarzania danych Administratorów i Użytkowników.
Zakres świadczonych przez Platformę usług
Platforma jest narzędziem stworzonym dla firm i organizacji, które organizują konferencje, wyjazdy, szkolenia i inne wydarzenia. Pozwala wprowadzać dane za pomocą Panelu Administracyjnego, a poprzez Aplikację umożliwia dostęp i różne dodatkowe funkcjonalności Administratorom i Użytkownikom.
Za pomocą Panelu Administracyjnego Administratorzy mogą tworzyć zbiory danych – wydarzenia. Dla każdego wydarzenia możliwe jest wprowadzenie różnych treści, np. listy odwiedzanych miejsc, opisów, danych kontaktowych, formularzy, regulaminów itp. Treści tekstowe mogą być uzupełniane zdjęciami, filmami i załącznikami. Administratorzy mają możliwość określenia formy graficznej, układu, kolejności treści, do których później mają dostęp Użytkownicy. Dla każdego wydarzenia, Administratorzy mogą każdorazowo włączać i wyłączać dodatkowe funkcje (np. możliwość przesyłania zdjęć czy filmów).
W ramach wydarzenia istnieje możliwość stworzenia listy uczestników wydarzenia. Podstawowy zakres danych o uczestnikach to imię i nazwisko oraz numer telefonu. Administratorzy mogą jednak wprowadzać dodatkowe dane dla wybranych/wszystkich uczestników. Do danych osobowych mają dostęp tylko wybrani Administratorzy, zarówno za pomocą panelu administracyjnego jak i Aplikacji. Platforma oferuje dodatkowe funkcje, które umożliwiają komunikację z uczestnikami – np. możliwość wysyłki wiadomości SMS.
Aplikacje są integralną częścią usług oferowanych przez Platformę. Umożliwiają szybki i wygodny dostęp do danych o wydarzeniach organizowanych przez Firmę. Aplikacja zastępuje papierowy przewodnik po wydarzeniu oraz umożliwiają komunikację pomiędzy uczestnikami, a obsługą wydarzenia (Administratorzy).
Gdy z Aplikacji korzystają Administratorzy, otrzymują dodatkowe funkcję związane z zarządzaniem (np. sprawdzanie obecności) i komunikacją z uczestnikami (wysyłka wiadomości SMS lub PUSH).
W ramach usług Platformy, Firma ma możliwość zlecenia stworzenia dedykowanej Aplikacji, która będzie miała nazwę, kolorystykę, grafikę określoną przez Firmę. Taka Aplikacja może być wykorzystywana tylko i wyłącznie do obsługi wydarzeń Firmy lub podmiotów trzecich określonych przez Firmę.
Okres świadczenia usług, odpłatność za usługę
Za dzień rozpoczęcia świadczenia usług Platformy uznaje się dzień, w którym właściciel lub inny reprezentant Firmy wypełnił i wysłał formularz rejestracyjny, akceptując jednocześnie niniejszy Regulamin.
W dniu rejestracji Firma może otrzymać darmowe środki do korzystania z usług Platformy.
Dostęp do Panelu Administracyjnego dla Administratorów Firmy jest bezpłatny w zakresie podstawowym, określonym w Cenniku. Dodatkowe funkcje mogą podlegać opłatom i zasadom określonym w Cenniku.
Korzystanie z Aplikacji przez Administratorów jest bezpłatne w zakresie podstawowym, określonym w Cenniku. Dodatkowe funkcję mogą podlegać opłatom i zasadom określonym w Cenniku.
Korzystanie z Aplikacji przez Użytkowników podlega opłatom i zasadom określonym w Cenniku.
Stworzenie dedykowanej Aplikacji, jej utrzymanie i rozwój podlega opłatom i zasadom określonym w Cenniku.
Domyślnie płatność za usługi Platformy odbywa się w formie przedpłaty (prepaid). Administrator Firmy za pomocą Panelu Administracyjnego dokonuje zakupu środków, które później są wykorzystywane na świadczone przez Platformę usługi. Zakupione środki mogą być wykorzystywane na usługi Platformy przez 12 miesięcy od ich zakupu. Do każdego zakupu środków wystawiana jest faktura VAT.
W przypadku braku środków, dostęp do wydarzeń Firmy za pomocą Aplikacji zostanie ograniczony (wyłączenie pewnych funkcjonalności, ograniczenie wyświetlania treści multimedialnych (zdjęć, filmów itp)).
Na koniec każdego miesiąca kalendarzowego naliczana jest opłata za przestrzeń dyskową zajętą przez dane (rekordy bazy danych, treści tekstowe, zdjęcia, filmy itp) wprowadzone do Platformy przez Administratorów i Użytkowników Firmy. Zliczeniu podlegają wszystkie nieusunięte dane, wprowadzone od początku korzystania przez Firmę z usług Platformy. Za usuwanie danych odpowiadają Administratorzy Firmy (czyli np. usunięcie zakończonego wydarzenia). Firma otrzymuje darmową przestrzeń dyskową, której wysokość jest określona w Cenniku.
Na życzenie, w porozumieniu i za zgodą Firmy, Operator ma prawo do zmiany formy rozliczenia z Firmą oraz zastosowania specjalnego cennika.
Zaprzestanie świadczenia usług przez Operatora może nastąpić przypadkach:
rezygnacji przez Firmę
ustania bytu prawnego przez Firmę
braku akceptacji zmian w Regulaminie
zawieszenia działalności przez Operatora lub zamknięcie funkcjonowania Platformy
Operator zastrzega sobie prawo do zaprzestania świadczenia usług Platformy w trybie natychmiastowym, jeśli Firma i/lub Administrator:
umyślnie narusza postanowienia Regulaminu
dopuszcza się działań zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych znajdujących się w Platformie lub podejmuje nieuprawnioną próbę dostępu do Platformy
dokonuje czynności niezgodnych z prawem
działa na szkodę Operatora
podał nieprawdziwe dane podczas procesu rejestracji
nie dokonuje terminowych płatności za korzystanie z usług Platformy
w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach
W powyższych przypadkach Firmie nie należą się żadne roszczenia od Operatora, a Operator ma prawo do całkowitego zablokowania dostępu Firmie do Panelu Administracyjnego, zablokowania/wyłączenia Aplikacji, usunięcia wszystkich danych Firmy i usunięcia Aplikacji ze sklepów z aplikacjami.
W przypadku zmian prawnych w działalności Firmy (zmiana nazwy, zmiana właściciela), Firma jest obowiązana zaktualizować niezbędne informacje w ustawieniach Platformy.
Warunki uruchomienia i utrzymania dedykowanej Aplikacji
Firma może zlecić Operatorowi stworzenie dedykowanej Aplikacji opartej na standardowym szablonie aplikacji mobilnej/webowej, która umożliwia dostęp do wydarzeń organizowanych przez Firmę, a których dane są wprowadzone w Platformie.
Firma może zlecić rozbudowę Aplikacji o dodatkowe funkcje, ale warunki ich stworzenia podlegają odrębnym ustaleniom i umową pomiędzy Firmą, a Operatorem.
Aby uruchomić dedykowaną Aplikację, Firma musi dostarczyć Operatorowi wymagane materiały – nazwę Aplikacji, materiały graficzne itd. Firma musi mieć prawo do posługiwania się wskazaną nazwą i znakami graficznymi.
Jeżeli aplikacja ma być zgłoszona do sklepów Google Play oraz Apple App Store, Firma powinna założyć odpowiednie konta w Google i Apple, które umożliwią publikację aplikacji w imieniu Firmy. Aby Operator mógł w imieniu Firmy zgłosić aplikację do sklepów, Firma musi ustanowić odpowiednie uprawnienia dostępowe do swoich kont sklepowych w Google i Apple. Wszelkie procedury wynikające z dodania, zgłoszenia, publikacji i aktualizacji aplikacji w sklepach Google Play i Apple App Store są po stronie Operatora.
Firma może korzystać z dedykowanej Aplikacji przez cały okres korzystania z Platformy. Po zakończeniu korzystania przez Firmę z Platformy, Operator usunie dedykowane Aplikacje ze sklepów z aplikacjami oraz usunie aplikację web z serwerów.
Czas realizacji zlecenia stworzenia dedykowanej Aplikacji jest nie dłuższy niż 14 dni robocze od dnia dostarczenia przez Firmę niezbędnych materiałów, uprawnień i uregulowaniu płatności. Czas realizacji może ulec wydłużeniu, w przypadku niestandardowego czasu certyfikacji Aplikacji przez Google Play i Apple App Store.
Aplikacja dedykowana wymaga certyfikacji przez Google Play i Apple App Store, co oznacza, że musi spełniać wszystkie wymagania określone przez te sklepy. Spełnienie wymagań technicznych jest obowiązkiem Operatora. Google Play i Apple App Store mają prawo odrzucić Aplikację albo wydłużyć czas certyfikacji. Sklepy mają prawo usunąć wcześniej opublikowaną Aplikację, jeśli uznają, że Aplikacja łamie regulamin sklepu.
Dane i ich ochrona
Firma oświadcza, że wprowadza dane (tekstowe i multimedialne), których jest autorem lub posiada do nich niezbędne prawa.
Firma odpowiada za zarządzanie listą Administratorów, która ma dostęp do jej danych w Platformie poprzez Panel Administracyjny lub Aplikację. Każdemu Administratorowi Firma ma obowiązek przyznać odpowiednie uprawnienia, w szczególności w zakresie dostępu do danych osobowych Użytkowników i uczestników wydarzeń.
Firma oświadcza, że jest administratorem danych osobowych uczestników wydarzenia (jeśli takie dane są wprowadzane do Platformy). Jednocześnie Firma oświadcza, że jest uprawniona do przetwarzania w/w danych i powierzania ich przetwarzania podmiotom trzecim.
W przypadku rejestracji Użytkowników za pomocą Aplikacji dedykowanych, administratorem danych osobowych tych Użytkowników zostaje Firma. Firma jest zobowiązana przedstawić Operatorowi dane kontaktowe inspektora danych osobowych oraz politykę prywatności Firmy odnośnie Użytkowników, jeśli jest ona inna niż Polityka Prywatności stosowana w Platformie. W ramach Panelu Administracyjnego, Firma otrzymuję narzędzia umożliwiające zarządzanie Użytkownikami i ich danymi.
Firma powierza Operatorowi do przetwarzania dane osobowe uczestników i Użytkowników wyłącznie w celu wykonywania usług świadczonych w ramach Platformy.
Operator zobowiązuje się do przetwarzania i ochrony danych osobowych uczestników i Użytkowników zgodnie z obowiązującym prawem siedziby Operatora oraz przepisami UE.
Firma upoważnia Operatora do wydawania osobom biorącym udział w przetwarzaniu danych po stronie Operatora oraz podwykonawcom Operatora, upoważnienia do przetwarzania danych Firmy (w tym danych Administratorów i Użytkowników Aplikacji dedykowanych).
Dane Firmy wprowadzone do Platformy stanowią własność Firmy.
Dane wprowadzane przez Firmę, które wyświetlają się w Aplikacjach muszą spełniać wymogi dotyczące dozwolonej treści dla poszczególnych platform (iOS i Android). W szczególności zabronione jest wprowadzanie treści pornograficznych, nawołujących do nienawiści, propagujących przemoc i treści, których publikacja jest niedozwolona prawnie.
Operator nie odpowiada za treść danych wprowadzanych przez Firmę, Administratorów i Użytkowników.
Operator zobowiązuje się nie przekazywać danych wprowadzonych przez Firmę podmiotom trzecim (wykluczając podwykonawców Operatora oraz dostawców technologii), poza przypadkami, kiedy Firma korzysta z usług podmiotów trzecich dostępnych za pośrednictwem Platformy (np. bramka SMS).
W razie rezygnacji z usług Platformy, wszystkie dane Firmy zostaną skasowane (z wykluczeniem danych księgowych/finansowych, związanych z zakupami i transakcjami Firmy w ramach usług Platformy).
Operator oświadcza, że zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych Administratorów i Użytkowników są określone w Polityce Prywatności.
Odpowiedzialność i obowiązki Operatora
Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Platformy pod względem technicznym. W szczególności Operator zobowiązuję się do zabezpieczenie dostępu do danych, zarówno osobom nieuprawnionym jak i Administratorom o różnym stopniu uprawnień dostępowych.
Operator zobowiązuje się do usuwania bez zbędnej zwłoki wszelkich usterek w działaniu Platformy i Aplikacji, jeśli za usterkę odpowiada bezpośrednio Operator. W przypadku nieprawidłowego działania Platformy i Aplikacji, które jest spowodowane usterką u któregoś z dostawcy technologii (np. Google, Imgix lub inni), czas naprawy jest niezależny od Operatora. Operator ma obowiązek zgłosić i monitorować realizację naprawy usterki u dostawcy, którego usterka dotyczy.
Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Platformy pod względem prawnym i formalnym. Operator będzie uwzględniał zmiany przepisów prawa i aktualizował Platformę oraz Aplikacje.
Operator nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek szkody i straty bezpośrednio lub pośrednio (łącznie ze szkodami z tytułu utraty zysków z prowadzenia przedsiębiorstwa, przerw w działalności przedsiębiorstwa lub utraty informacji gospodarczej oraz innymi szkodami o charakterze majątkowym), powstałymi z powodu użycia, niemożliwości użycia lub błędnego działania Platformy.
Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z niewłaściwym korzystaniem przez Administratorów i Użytkowników Platformy i Aplikacji oraz nieprawidłowym funkcjonowaniem sprzętu i oprogramowania komputerowego, sprzętu i oprogramowania mobilnego czy też systemu łączności, za pomocą których Administrator i Użytkowników łączy się z Platformą i Aplikacjami.
Reklamacje związane z użytkowaniem Platformy można zgłaszać pocztą elektroniczną na adres support@mice.software.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
Spory wynikające ze stosunków objętych niniejszym regulaminem będą rozstrzygane w sądzie właściwym dla siedziby Operatora.
Zmiana regulaminu
Operator zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany Regulaminu.
Zmiana Regulaminu może nastąpić w szczególności w wypadku:
zmian technologicznych lub organizacyjnych w działaniu Platformy,
konieczności dostosowania działania Platformy i zapisów Regulaminu do nowych przepisów prawa,
zmian funkcjonalności Platformy, zmian zakresu świadczonych usług,
w innych uzasadnionych przypadkach.
O zamiarze zmiany Regulaminu, Operator powiadamia Firmę udostępniając treść nowego Regulaminu na internetowych stronach Platformy lub poprzez inne formy komunikacji.
Zmiany w Regulaminie wchodzą w życie w dniu opublikowania nowego Regulaminu i poinformowaniu Firmy o zmianach w Regulaminie.
Firma ma prawo nie przyjęcia zmian w Regulaminie, co będzie skutkowało rozwiązaniem umowy w ciągu 30 dni od odrzucenia nowego Regulaminu.