Operatorem platformy MICE Software jest CODE&MORE Software House, z siedzibą w Warszawie, aleja KEN 18/3a.
Postanowienia ogólne
Niniejszy dokument wyjaśnia i informuje jak dane użytkowników platformy MICE Software są gromadzone, przetwarzane i zabezpieczane. Przed rozpoczęciem korzystania z platformy, jej serwisów www oraz aplikacji mobilnych, użytkownik powinien zapoznać się z treścią tego dokumentu.
Definicje
Ilekroć w Polityce Prywatności jest mowa o:
Polityce Prywatności – rozumie się przez to niniejszy dokument.
Platformie – rozumie się przez to platformę elektroniczną MICE Software, która udostępnia narzędzia do tworzenia, zarządzania i dostępu do danych o wydarzeniach (np. konferencje, wyjazdy) poprzez serwisy/aplikacje www lub aplikacje mobilne
Operatorze – rozumie się przez to CODE&MORE Software House, z siedzibą w Warszawie, aleja Komisji Edukacji Narodowej 18/3a, 02-797 Warszawa
Firmie – rozumie się przez to klienta Operatora, który korzysta z usług Platformy w ramach organizacji i zarządzania wydarzeniami
Administratorze – rozumie się przez to osobę fizyczną, która jest przedstawicielem Firmy, który posiada uprawnienia dostępu i modyfikacji danych, których właścicielem jest Firma, a które są wprowadzane i przetwarzane w ramach i na potrzeby usług dostępnych w Platformie
Użytkowniku – rozumie się przez to osobę fizyczną, korzysta z zasobów Platformy za pośrednictwem serwisów/aplikacji www lub aplikacji mobilnych
Panelu Administracyjnym – rozumie się serwis internetowy i aplikację web, do którego mają dostęp Administratorzy Firmy, a w którym mają możliwość zarządzać danymi Firmy w ramach Platformy i korzystać z dodatkowych funkcjonalności
Aplikacji – rozumie się aplikację mobilną (na platformy iOS i Android) i/lub aplikację web (Progressive Web App), która została utworzona na zlecenie Firmy przez Operatora (Aplikacja dedykowana) lub jest ogólnie dostępną aplikacją stworzoną przez Operatora, a która umożliwia dostęp do danych i funkcjonalności o wydarzeniach stworzonych przez Firmę w ramach Platformy
Gromadzenie i przetwarzanie danych przez Operatora
Administratorem danych osobowych Administratorów jest Operator.
Administratorem danych osobowych Użytkowników korzystających z Aplikacji dedykowanych Firmie jest Firma lub podmiot określony w polityce prywatności wydarzenia, do którego dostęp ma Użytkownik.
Administratorem danych osobowych Użytkowników korzystających z aplikacji niededykowanej jest Firma, która organizuje wydarzenie do którego dostęp posiada Użytkownik.
W powyższych przypadkach Operator przetwarza dane osobowe tylko i wyłącznie w celach funkcjonowania usług Platformy lub celach zleconych przez Firmę. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Rejestracja Administratorów jest konieczna, aby umożliwić kontrolę dostępu i zabezpieczenie danych. Rejestracja wymaga podania następujących danych: imię, nazwisko, adres email, numer telefonu komórkowego (jeśli dotyczy) oraz hasło.
Dane Administratora (imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail) są dostępne dla innych Administratorów Firm, które udzieliły Administratorowi dostępu do jej danych. Powyższe dane Administratora mogą być również dostępne Użytkownikom, jeżeli Firma zdecyduje, że takie informacje mają być dostępne jej Użytkownikom.
Operator gromadzi informacje dotyczące interakcji Administratorów i Użytkowników. Gromadzone informacje to m.in: informacje dotyczące urządzenia i logowania, tzw. logi systemowe, zawierające datę, czas wizyty i numer IP urządzenia, z którego nastąpiło połączenie oraz dane na temat statystyki oglądalności/korzystania z Platformy. Zbieranie takich informacji ma na celu poprawę działania Platformy i analizę potrzeb osób z niej korzystających. W przypadku niezarejestrowanego Użytkownika, dane zapisane w logach serwera są anonimowe i nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby.
Informacje o Administratorze, Operator otrzymuje także od operatorów płatności, czyli podmiotów, które umożliwiają Administratorowi dokonanie płatności online za usługi kupione w ramach Platformy. Otrzymujemy od nich informację o statusie płatności za usługę.
W przypadku rejestrowania i logowania się do Platformy za pośrednictwem innej platformy - weryfikującej i uwierzytelniającej użytkownika – Operator otrzymuje te dane od podmiotów udostępniających taką usługę, tj. Facebook, Google czy Twitter. Otrzymywane dane to: adres e-mail, płeć, identyfikator użytkownika, data urodzenia, imię, nazwisko, numer telefonu.
Dane osobowe Administratorów są przechowywanie jedynie przez czas posiadania konta w Platformie. Po usunięciu konta, dane są usuwane i ograniczone tylko do imienia i nazwiska. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub jest to konieczne dla obrony lub dochodzenia przez Operatora roszczeń w stosunku do Administratorów.
W przypadku Użytkowników, czas przechowywania danych osobowych określa Firma, będąca administratorem danych osobowych.
W przypadku Użytkowników, którzy korzystają z Aplikacji aby móc uczestniczyć w wydarzeniach organizowanych przez Firmę, Firma może gromadzić i przetwarzać dodatkowe dane o Użytkownikach, w celach związanych z organizacją wydarzenia. Dodatkowe przetwarzanie danych Użytkownika przez Firmę wymaga odrębnych zgód, o które Firma może indywidualnie prosić Użytkownika w aplikacji (np. w formularzu rejestracyjnym, ankiecie) lub po za nią.
Udostępnianie danych
Operator co do zasady nie udostępnia osobom ani podmiotom trzecim danych osobowych Administratorów i Użytkowników, za wyjątkiem sytuacji, w których Operator posiada ku temu podstawę prawną, a także na życzenie podmiotów uprawnionych lub kiedy jest to niezbędne do wykonywania usług Platformy.
Dostęp do danych Administratora i Użytkowników mogą uzyskiwać podmioty, z których usług korzysta Operator w celu dostarczania usług Platformy. W każdej sytuacji, przekazanie danych tym podmiotom jest regulowane stosowaną umową, których przedmiotem jest zabezpieczenie danych przez dostępem osób nieuprawnionych.
Dostęp do danych Administratorów Firmy oraz Użytkowników będących klientami Firmy, korzystających z Aplikacji i danych Firmy, są dostępne wybranym Administratorom Firmy.
Ze względu na konieczność zapobiegania wykonywania pewnych funkcji w Platformie robotom internetowym, Operator stosuje mechanizm Google reCAPTCHA do sporadycznego badania, czy zachowania osób korzystających z Platformy nie noszą znamion zachowań robotów. Z tego względu Operator może ujawnić Google Inc. adres IP komputera osoby korzystającej.
Część usługodawców Platformy może przechowywać dane Administratorów i Użytkowników, poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W takich przypadkach dane, mogą być przechowywane tylko w krajach, które zapewniają adekwatny poziom ochrony danych osobowych.
Google Analytics i usługi statystyczne
W serwisach www i Aplikacjach funkcjonujących w ramach Platformy są wykorzystywane usługi Google Analytics oraz podobne. Używane są w celu monitorowania poprawności funkcjonowania Platformy oraz analizowania zachowań Użytkowników. Dane, które są przekazywane do tych usług z ich są zanonimizowane, co oznacza, że Platforma nie przekazuje żadnych informacji pozwalających na identyfikację konkretnej osoby przez te usługi.
Ciasteczka i pamięć lokalna
W celu zapewnienia poprawnego funkcjonowania Platformy, w serwisach i Aplikacjach stosowane są ciasteczka (cookies oraz pamięć local storage). Ciasteczka są wykorzystywane jedynie w celach technicznych, czyli zapamiętywaniu pewnych informacji po stronie przeglądarki/aplikacji (np. tymczasowe dane, identyfikator sesji) lub w celach zbierania danych statystycznych. W przypadku Aplikacji na urządzeniu mogą być zapisywane dodatkowe dane, które są związane z funkcjonowaniem Aplikacji lub działalnością Użytkownika w ramach Aplikacji.
Uprawnienia osób korzystających z Platformy
Każdy Administrator i zarejestrowany Użytkownik ma prawo wglądu w swoje dane zebrane w Platformie. Ma również prawo usunięcia wszystkich danych, co jest równoznaczne z usunięciem konta Użytkownika w Platformie, a to oznacza brak dostępu do Panelu Administracyjnego i Aplikacji. Aby uzyskać informacje o swoich danych lub usunąć dane i konto, Użytkownik powinien wysłać taki wniosek za pośrednictwem poczty email na adres privacy@mice.software lub do inspektora danych osobowych Firmy, której dedykowana Aplikacja jest wykorzystywana przez Użytkownika.
Zabezpieczenia danych
Operator zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań w celu zabezpieczenia danych o Administratora i Użytkownikach. Praktycznie oznacza to wdrożenie odpowiedniego systemu kontroli dostępu do tych danych, zarówno na poziomie technicznym (oprogramowanie) jak i na poziomie osobowym, poprzez ograniczenie listy osób (zatrudnionych przez Operatora) posiadających dostęp do takich danych. Operator będzie również informował Firmy o wymaganiach i zasadach dotyczących bezpieczeństwa danych.
Kontakt oraz prawo wniesienia skargi
Użytkownicy mogą skontaktować się z Operatorem poprzez pocztę email, wysyłając wiadomość na adres pomocy technicznej support@mice.software lub do inspektora danych osobowych privacy@mice.software.